皆さま、こんにちは！
プロフェッショナルエフェクトの新人エンジニア、“のす”こと小林です！
ご訪問ありがとうございます😊

皆さんは、一生懸命作った資料をいざ提出！という場面で、
「これどこに何が書いてあるの？」
と聞き返されてしまい、ガックリした経験はありませんか？

今回は、「資料作成のコツ」についてお話しさせてください！

■ 「相手に考えさせない」が最大のコツ

入社して様々な資料を作る中で、私は、先輩からとても大切なことを教わりました。

それは、
「その資料を読む人に、『できるだけ考えさせないこと』を意識する」ということです。

この言葉を聞いて、私の資料は、
読む人が【パッと見て理解できるかどうかという視点】が足りていなかったことに気が付きました。

■ 相手の「思考時間」を減らすための工夫

それ以来、相手に考えさせない（＝迷わせない）ために、
以下のポイントを意識するようになりました。

・Excelやスプシの「シート名」を変える

Excelやスプシの「シート名」。
私は「Sheet1」のまま提出してしまっていたのですが、
それを見た人に、「どこを見ればいいの？」と探す手間をかけさせてしまっていました。

・各ページの一番上に簡単な説明文を加える

ページの一番上に、「何が書いてあるか」の簡単な説明文があるだけで、
理解するまでの時間が段違いでした。
自分の中で「見ればわかる」と思っているのは、単なる思い込みに過ぎません。

・なくても困らない情報は思い切って省く

「せっかく調べたから」と色々な情報を詰め込むと、
「結局どれが重要なの？」と聞き返されてしまいます。
なくても困らない情報は思い切って省かないと、逆に相手を迷わせてしまうのだと気づきました。

・いろんな考え方ができてしまう書き方をしない

「Aとも読めるし、Bとも読める」状態は、相手を悩ませてしまいます。
テキストだけで分かりにくい部分は、簡単な図を作成して、
パッと見て伝わるように工夫しています。

■ まとめ

これらの工夫を通して私は、
「相手が思考する時間をいかに減らせるか」を一番に考えるようになりました。

資料を作っていると、つい「まぁ、ここはこれくらいで伝わるだろう」と思ってしまう瞬間があります。
でも、その瞬間に私の資料は「手抜き」になってしまいます。

資料作成は
「どこまで相手のために突き詰めることができるか」が重要だと実感しました。

いかがでしたか？すごくシンプルだけど、意外と難しい点かもしれません。
当社は、こうして「相手目線に立つことの大切さ」を、
日々の業務とコミュニケーションの中で優しく、そして的確に教えてくれる環境です。

「周りと思いやりの心を持ちながら、一緒に成長していきたい！」という方、
ぜひ一度、当社のお話を聞きにきてみてくださいね！😊

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