こんにちは！コーポレートブランディング部、採用チームの菊地です。

オルトプラスは、来月本社を池袋に移転します。
単純に新しいオフィスにワクワクするのと共に、採用を通じて候補者の方々に真新しい社内を案内できるのが楽しみです。

さて、今回は採用支援システム、ジョブカンで採用における作業工数の削減にスポットを当てたお話しです！

そもそも採用管理システムを変更したきっかけ

オルトプラスでは、採用の加速化に伴って、採用管理システムを2013年から導入していました。しかし、月日が経つにつれ、多くの新しいシステムがリリースされ、機能も多様化してきました。そこで、現状の採用フェーズと各社システムの特徴を照らし合わせ、2017年よりジョブカンの利用を開始しました。

システム変更前の問題点

洗い出した工数の問題は大きく分けて２つありました。

■システムと社内カレンダー(googleカレンダー)の往復による工数と人為的ミス

今まで面接を調整するときは、以下の工程がありました。

①googleカレンダーで面接官の予定を確認
②いくつか候補をメモし、候補者(もしくはエージェント)にメールでメモした日程を連絡
③調整後、日程が確定したら、システム内の候補者を日程確定のステータスにする
④googleカレンダーに確定した予定を入力する

社内カレンダーとシステムを行き来するために手間がかかり、かつ転記間違いなどの人為的ミスがありました。

■定期的に訪れるデータ整理

以前のシステムでは、保有できるデータ量が限られていました。中途採用のみで年間約1000名の候補者がいたオルトプラスでは、データ量がオーバーするスピードも速く、2～3か月に一度はCSVへの掃き出しやデータ削除の手間がありました。
(一気に削除してしまうと、過去のデータや重複した候補者の洗い出しができなくなってしまうため、定期的に古いものから削除していました。)

実際に削減した工数

ジョブカンの導入により上記問題は解決されました。

■googleカレンダーと連携による作業工数の削減

連携により、前述の①～④の工程は、すべてシステム内で完結することができるようになりました。
今年1月～6月までの半年間、オルトプラスでは435名の応募(中途採用のみ)がありました。月に平均すると72.5名の候補者とやり取りすることになります。書類選考の通過率は半年間で平均33％ですので、約24名の候補者をひと月に面接調整していることになります。
各候補者を2回づつ調整し、1回ごとに5分の時間短縮された場合、

月24名の候補者　×　面接調整2回　×　5分短縮　＝　平均240分(4時間)/月　の短縮

これはあくまで平均の話ですので、春先や秋口など転職活動が活発になる季節は、大きく月の時間短縮が見込まれます。

また、システム内で完結することにより、日程をカレンダーに転記するといった作業もありませんので、事前にミスを防止することができました。

(実際のカレンダー調整画面)

■データ整理の手間を削減

ジョブカンのデータ保有期間はデータ量に関係なく10年間です。データ量が増えるたびに今まで行っていた作業は、10年間不要になりました。また、保有期間が長いので、年単位でのデータ分析がシステム内で可能なため、CSVを一から加工して数式を組んで…なんてことも必要ありません。

余談ですが、ジョブカンに変更したことにより、月額64,800円かかっていたシステム使用料は10,584円となり、年間で650,592円の経費削減となりました。
※現在はプラン内容に一部変更があるようですので、検討の際はHP等でご確認ください。

定期的に見直して、最適なシステムを！

いかがでしたか？現状の課題を洗い出し、解決手段として利用しているシステムを見直すもの一つの手です。採用支援システムの変更を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください！