こんにちは！コーポレートブランディング部で採用を主に担当しているきくちです。
現在子育て真っ只中、時短勤務中です！

今回は、業務の効率化についてお話しをしたいと思います。

時間がない…！

突然ですが、仕事中の無駄な時間って極力なくしたくないですか？
わたしも限られた時間の中で勤務しているのですが、突発的に入る業務などで通常のルーチン業務がひっ迫しておろそかになってしまう、なんてことが多々ありました。明日やれば、、、がいつしか溜まって大変な量になってたり！今回は採用ツールに焦点を当てて、無駄の解消方法をお伝えします。

多様なツールの罠

採用の目的や手段によって、ツールをいくつか使い分けている企業の方も多いかと思います。
CBブログでも、いくつかツールをご紹介してきました。それぞれの強みがあり、併用することで効果が得られることもありますよね。年間70名近く採用しているオルトプラスでも、新卒と中途を合わせると平均で6～7つは常時利用しています。

しかし、これらすべてを毎日ひとつづつチェックして、候補者とやり取りして、面接を調整して、求人メンテナンスして、なんてやっていると、それだけで一日終わってしまいますよね。
すべてのツールに張り付けるだけの人員が潤沢とも限りませんし、それだけで”仕事をした感”になってしまうともったいないです。

そこで私たちは、すべてのツールを棚卸して優先順位をつけることで、それぞれの確認頻度を最小限にし、作業時間を短縮することを実施しました。

ツールの特性を考えた優先順位

■まずは、今使用しているツールをすべて棚卸
ざっと箇条書きでもよいです。
羅列したときに、何の目的で利用しているかも付け足すといいと思います。例えば下の表のように、新卒だとマイナビ2019：エントリー用、offerbox：オファー専用　など。

<!--td {border: 1px solid #ccc;}br {mso-data-placement:same-cell;}-->

カテゴリ媒体目的中途ジョブカンエージェント経由エントリー wantedlyスカウト、直接応募 bizreachスカウト、直接応募 (green)スカウト、直接応募新卒offerboxオファー マイナビ2019エントリー goodfind直接応募

■次に、それらツールの特性を考慮して、利用頻度を考える
新卒のエントリー用なら、週に1回まとめて確認すれば大丈夫とか、リアルタイムでやり取りすることで決定率があがるwantedlyは毎日見たほうがいいな、など、どうしてその頻度で確認する必要があるのか明確にすることで、それぞれに使う時間を大まかに決めていきます。

■決まったら、時間割のように予定を組み込んでしまいましょう
頻度の低いものは曜日を決めて、高いものはルーチンワークに足していきます。ただし、ルーチンワークで1日の作業時間があふれてしまっては元も子もないので、どのツールにどれくらいの時間を割くのか目安時間も必ず決めておきます。

カレンダーに入れて、漏れを防ぎましょう！

定期的に見直して、最適な配分を！

このように、各ツールに割く時間を明確にすることによって、「何するんだっけ？」と手を止めてしまうことや、思い付きでツールを行ったり来たりして、結果どこまでやったかわからなくなる、なんてことがなくなりますね！

実際にオルトプラスでも、このようにそれぞれのツールの目的を明確にし、スケジュールに組み込むことで、各々の役割分担が明確になり、一週間で10時間程度の工数削減につなげることができました。

採用のペースは年間を通して変化することもありますので、定期的にスケジュールを見直すこともおすすめします。

いかがでしたか？

当たり前のように見えますが、いざ実践できていない方もいるのではないでしょうか。
採用にかかわらず、それぞれの工程に対する目的を明確にしてスケジュールを組み立てることは、業務の効率化につながりますよね。

みなさんもぜひ一度手を止めて、業務内容を振り返ってみてはいかがでしょうか～