こんにちは！学生団体UNIONです。
先日、フレキシブルオフィスWeWorkにて東京理科大学のコーヒーサークル「神楽坂珈琲会」の皆さんとコラボし、学生バリスタによるスペシャルドリンクを無料で提供するイベントを開催しました！
今回は、そんなイベントの裏側や企画に込めた想いを振り返っていきます。
目次
✒️イベント開催の背景
🗓️企画～イベント当日
☕当日の流れ
💡 想定外の状況から得られた気づき
🙌 やってよかったと感じたポイント
🔍イベントを振り返って
私たちのオフィスが入居するフレキシブルオフィスWeWorkには、大企業・スタートアップ・自治体など多様なメンバーが入居しています。
しかし、日常的な業務の中では交流のきっかけが限られており、そんな中で新しいつながりを生む“種まき”が必要とされていました。
そこで、今回そのきっかけづくりとなるようなイベントを企画しました。
また、この他にも今後開催予定の**「キャリア座談会」への参加告知と参加企業誘致、そしてUNIONの認知拡大**にもつなげられるようにという目的のもとイベント設計を行いました。
こうして始まったイベントは開催へ向け、３か月間ほとんど学生インターンの力だけで準備を進めていきました。
企画が決まって最初にとりかかったのはコラボする団体探しです。
コーヒーサークルへDM・メールでアタックをかけ、打ち合わせ、交渉をするというまさに”営業”のお仕事にあたる作業を学生自ら行いました。
概要が決まった後は、本番から逆算してスケジュールとタスクを策定。神楽坂珈琲会の皆さんやWeworkさんともお互いの考えをすり合わせながら進行していきます。
また、一目で内容が伝わるデザイン・見やすさを重視しながらPOPやポスター・メニューなどビジュアル制作も同時進行で進めていきます。
撮影・写真使用申請や備品調達、台本や控室の用意など、大きくはないけれど必要不可欠なタスクも漏れのないよう注意しつつすべて学生達自身で行い、当日を迎えました。
事前にWeWorkの方から
「イベントは人が集まりにくいことも多い」
と伺っていたこともあり、当初はどうやって呼び込むかを一番のテーマに考えていました。
そのため当日は、
といった、ライトな関わり方を意識してスタート。
しかし、イベントが始まってみると、 想像以上に多くの方が来場してくださり、総勢約50名の方にご参加いただけました！✨
イベント開始時には、WeWork内にてアナウンスを実施。
学生団体UNIONと、東京理科大学のコーヒーサークル「神楽坂珈琲会」によるコラボイベントであること、SNSフォローで学生バリスタのスペシャルドリンクを無料で楽しめることを案内しました。
会場内を回りながら、試飲を配布しつつ来場者へ声掛けを実施。
UNIONメンバーとサークルメンバーがペアになり、無理な呼び込みは行わず、余裕がありそうな方を中心にご案内しました。
「まずは試飲だけ」という形でも気軽に参加できるようにしたことで、自然な形でイベントへの関心を持っていただくきっかけをつくりました。
来場者の方にはQRコードをご案内し、SNSフォローをしていただいた後、コーヒーブースへ誘導。
フォロー完了後は、「神楽坂珈琲会」の方々へバトンタッチし、メニュー説明と注文対応を行っていただきました。
ドリンクを待っている間には、UNIONメンバーが声をかけ、
UNIONの活動内容や今後予定している座談会について簡単に説明。
待ち時間を活用して、イベントの背景や目的を知ってもらう時間にしました。
コーヒーブースにて、学生バリスタが一杯ずつ丁寧にドリンクを提供。
提供時にもコーヒーの特徴やこだわりを伝え、会話が生まれる場面も多く見られました。
当日は、想定よりも多くの来場者が集中したことで、いくつかの課題が見えてきました。
ドリンク提供まで多くの方をお待たせしてしまったこと、スペースの使い方や人の流れ（導線）など、運営面では反省点も多く見えてきました。
特に今回は、事前のシミュレーション不足、コーヒーサークルとのすり合わせ時間が十分でなかったことが影響し、オペレーションが追いつかない場面もありました。
しかし、そんな状況でも整理券をその場で作って人の流れを整えるなど臨機応変に対応する場面もみられ、これまでの活動で培われた”現場力”が実践の中で活かされていました。
今回のイベントは特に「人を呼ぶ」だけでなく、
“人が来る前提で設計すること”の重要性を強く実感したイベントでした。
🙌 やってよかったと感じたポイント
一方で、やってよかったと感じる点もたくさんありました。
特に「試飲」というハードルの低い入口は、
UNIONや今後の企画を知ってもらう良いきっかけになったと感じています。
また、学生サークルとのコラボにしたことで、「学生同士でつくっているイベント感」が伝わりやすいイベントになっていたのではないかと思います。
今回のイベントでは、想定外の出来事もありましたが、学生が０から企画運営、
現場で考え、動き、学ぶというUNIONならではの経験ができたと思います。
同じフレキシブルオフィスにいながらも直接関わる機会のなかった他の入居企業の方々が、イベント中、ドリンクを飲みながら談笑したり、挨拶をし合っている場面をみて、私たちが作りたかった交流の場・きかっけづくりができているなと、とても嬉しくあたたかい気持ちになりました。
これからもUNIONは学生という枠に捉われず色々な挑戦をしていきます！
最後までお読みいただき、ありがとうございます！
UNIONは現在、一緒に挑戦をしてくれる新しい仲間を募集しています！
挑戦したい！学生主体でいろんなことに挑戦したい!と思ってくれた方、ぜひ一緒に働きませんか？
〈募集要項〉
応募条件：学生（大学・専門以上）※スキル・学部不問
場所：GINZA SIX 13F WeWork内（最寄り駅：銀座）
時間：週1.2出社 シフト制 平日（月・火・水・木・金）※土日祝休み
①（早番）11:00～15:00
②（遅番）15:00～19:00
③（通し）13:00～19:00
内容：企画、デザイン、SNS運用など
採用の流れ：Wantedlyにて応募→面談×２→入社🌟
身だしなみ：服装、髪色、ネイル自由
※オフライン勤務、PC持参（難しい方はご相談ください）フード・ドリンクサービス、ミニコンビニ、お菓子あり
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